Met vallen en opstaan samen leren implementeren

Implementeren, kan je dat leren?

28/7/2020 4:28 PM

Implementeren, kun je dat leren? Ja! De afgelopen maanden waren net als voor anderen ook voor ons hectisch. Ik kijk terug op een periode waarin we veel organisaties hebben mogen ondersteunen bij de opstart van het implementeren van zorgtechnologie.

Tijdens mijn terugblik zie ik naast een volle agenda, het uitvogelen van allerlei videobel programma’s ook wijze lessen. Na reflectie en validatie in de praktijk zijn deze lessen omgezet in onmisbare bouwstenen voor implementatie.

In dit artikel deel ik de eerste vijf bouwstenen voor een succesvolle implementatie van zorgtechnologie in het zorgproces.

  1. Concrete doelstellingen

Je zult niet de eerste zijn die aan een implementatie begint zonder duidelijke en concrete doelstellingen. Het gevolg? Tijdens de evaluatie zijn er ervaringen opgedaan, soms hele positieve ervaringen maar omdat de doelstellingen niet concreet waren kan er niet gezegd worden of dat het project behaald is.

Start daarom met stilstaan bij wat je met de implementatie wilt bereiken. Als dat duidelijk is formuleer je concrete en realistische doelstellingen. Houdt bij het schrijven van het projectplan en het ontwerpen van proces dit doel in je achterhoofd. 

Als je dat niet doet, kan het zijn dat je een concrete doelstelling hebt geformuleerd maar het proces daar niet op aansluit. Ik heb zien gebeuren dat een organisatie als doel een hogere doelmatigheid stelt en vervolgens dat de Tessa in wordt gezet op welzijnsactiviteiten. Op die manier is de kans klein dat je doelmatigheid ook gaat genereren. Zorg er daarom voor dat je proces aansluit bij hetgeen wat je wilt bereiken, je stuurt als het ware naar het doel en je kunt aan het einde ook bepalen of je dit doel wel of niet behaald hebt.



  1. Projectplan 

Waarschijnlijk niet je meest geliefde bezigheid maar wel broodnodig, het schrijven van een projectplan. Ik vind dit belangrijk omdat dit plan ervoor gaat zorgen dat iedereens rol duidelijk is, er een planning is, risico’s worden ingeschat en natuurlijk dat er concrete doelstellingen beschreven zijn. Neem in dit plan ook jouw onderzoeksmethode mee en er ontstaat structuur. Deze structuur geef je uiteindelijk over aan jouw collega’s, de zorgverleners. 

Afgelopen week was ik samen met Rob Lubbers en Michael Bruggeman in een videocall hun projectplan aan het bespreken voor de inzet van Tessa. De meeste onderdelen waren al beschreven en ik gaf feedback op enkele punten. Ik verliet de call met een gevoel dat ik hen echt heb kunnen helpen. Rob vertelde:

‘’Het is juist heel fijn dat je hierbij helpt Tessa, daar ben ik heel blij mee. Bijzonder dat jullie dit als leverancier doen’’.

Kwintes start deze maand met hun pilot project na een positieve introductie van de Tessa. 

  1. Vertrouwd proces

Implementeren, innoveren het kan zo moeilijk zijn als je het zelf maakt. Een nieuw proces aanbrengen is gelukkig vaak onnodig. Door vooraf aan de implementatie het huidige zorgproces (in grote lijnen) in kaart te brengen, kun je de inzet van zorgtechnologie hierop aan laten sluiten door het maken van kleine aanpassingen. Met als gevolg dat de inzet net als de ‘gewone zorg’ start vanuit een zorgvraag, deze zorgvraag opgenomen wordt in het ECD,  gemonitord wordt, periodiek geëvalueerd wordt en het daardoor laagdrempelig voelt voor de zorgverlener.

Samen met zorgorganisaties ontwikkelen wij tools die hierbij ondersteunend zijn . Denk bijvoorbeeld aan een cliënt selectie tool die aansluit op de manier waarop zorg geïndiceerd wordt of uitleg over hoe de inzet van Tessa opgenomen kan worden als zorgvraag in het ECD.

  1. Kennisverspreiding 

Het komt voor, (gelukkig steeds minder vaak) dat we bij Tinybots door zorgverleners worden op gebeld met vragen als: ‘’Ik heb Tessa ingezet bij mijn cliënt, het helpt enorm. Kan deze Tessa bij de cliënt blijven?’’, ‘’op welke manier kan ik de inzet van Tessa opnemen in het ECD?’’, of ‘’ik wil een Tessa inzetten wat moet ik nu doen?’’

Dit zijn vragen die ik niet kan beantwoorden omdat het afhankelijk is van het proces wat intern besloten is. Als er onduidelijkheid ontstaat hierover en deze vragen onbeantwoord blijven zorgt dit voor een afname in de draagvlak onder de zorgverleners. Duidelijkheid is nodig voor draagvlak om te kunnen implementeren.

Mijn tip: zorg voor duidelijkheid op deze punten en zorg dat je kennis over het proces verspreid onder zorgverleners, maak de meest enthousiaste zorgverleners ‘kennisdragers’ zodat zij hun kennis over kunnen dragen aan hun collega’s en vragen van hen kunnen beantwoorden. 

Bij iedere implementatie die wij begeleiden geven we een intensieve (online) training over hoe je de inzet van Tessa zo waardevol mogelijk maakt vanuit het zorgproces. Zo is er voldoende kennis en draagvlak om aan de slag te gaan!

"Eerst moet je zelf natuurlijk de robot leren kennen. Dat ging eigenlijk heel simpel dankzij de online uitleg. ’Een feilloze corona proof instructie’’

Begeleider Laura Govers & Strategisch adviseur technologie Andre Hagoort. Bron.

  1. Adoptie

Het inzetten van technologie kan spannend aanvoelen zeker in het begin, het kan ook bepaalde gedachten met zich meebrengen bijvoorbeeld dat technologie jouw baan over gaat nemen of technologie warme zorg laat verdwijnen. Dit terwijl het inzetten van technologie jouw baan als zorgverlener kan verrijken, er zijn namelijk nog meer manieren om jouw cliënten de juiste zorg te geven. Maar dat vraagt om een andere mindset.

Om te zorgen voor verandering in mindset en daarmee ook adoptie, organiseren we samen met de zorgaanbieder webinars. Deze gaan uitgebreid in op hoe Tessa is ontworpen, cliëntervaringen, hoe je start met de inzet, cliënt selectie en collega zorgverleners die al met de Tessa werken komen aan het woord. Zelf vind ik dit het leukste moment, collega’s die door het delen van hun ervaring elkaar inspireren en tips geven. 

Online webinar dat samen met de Hulpmiddelaar is georganiseerd en uitgevoerd.

Bij de Zorggroep mochten we in juni een webinar samen organiseren voor een groot publiek, 75 zorgverleners waren aanwezig. Gemiddeld gaven zij het webinar een 8.1 als eindcijfer en een mooiere uitkomst had ik me niet kunnen wensen: alle deelnemers gaven aan het einde aan genoeg informatie te hebben om aan de slag te kunnen met de Tessa! Bron: Evaluatie webinar door de Zorggroep.

Deze lessen zijn onderdeel geworden van de ondersteuning die Tinybots biedt bij het implementeren van de Tessa. Bij de implementatie onderscheiden we drie fases waarbij er voor iedere fase een ander type ondersteuning van toepassing is. 

Benieuwd hoe een project bij jullie organisatie eruit kan komen te zien? Of heb je vragen na het lezen van mijn artikel? Stuur me een berichtje via tessa@tinybots.nl ik help graag!

Tessa de Vaan is toegepast gerontoloog met een achtergrond in de wijkverpleging, verpleeghuiszorg en GGZ. Als zorginnovatie adviseur bij Tinybots werkt ze dagelijks samen met zorgaanbieders om zorgtechnologie zinvol in te zetten in de zorg.

Tinybots heeft de Tessa ontwikkeld, een sociaal zorg robotje die mensen ondersteunt om zelfstandiger te leven met gesproken berichten. Tessa wordt ingezet door meer dan 90 zorgaanbieders om hun cliënten met een cognitieve beperking te ondersteunen, bijvoorbeeld dementie, autisme, NAH en in de GGZ. www.tinybots.nl