Zes lessen van de eerste zorgaanbieder die 100 Tessa's inzet na 9 maanden

Jan-Willem Heeg
July 31, 2020

De kick-off van het project om Tessa te implementeren was eind februari. Corona stond niet op de project planning. Plotseling moest het project helemaal online georganiseerd worden zonder belasting van de zorgverleners. Negen maanden later gaan we door de grens van 100 Tessa's en wordt de duurzame verdere opschaling voorbereidt. Wat zijn de voornaamste lessen die we tot nu toe hebben getrokken?

1. Werk samen als een (cross functioneel) team

Zorg is teamwork. Het implementeren van een zorginnovatie valt daar zeker onder. Tijdens het project waren er problemen die alleen opgelost konden worden door een cross-functioneel team van zowel zorgaanbieder als Tinybots. Samen kwamen we tot de beste ideeën en brachten deze uitvoer. Dit kan alleen op vertrouwen en met wederzijds respect en begrip voor elkaar.

2. Zet Tessa in vanuit de zorgvraag

Het inzetten van technologie is geen doel op zich, het moet de cliënt en de zorgverlener helpen. Samen hebben we een cliënt selectie tool voor zorgverleners ontwikkeld die helemaal aansloot bij de doelstellingen van het project en de kans op een goede inzet van Tessa zo groot mogelijk maakt. Dit zorgt ervoor dat Tessa wordt ingezet op een zorgvraag om een cliënt te helpen met een tastbaar probleem. Hierdoor kan je evalueren of de inzet succesvol is maar dit maakt het ook gelijk duidelijk voor zorgverleners waarom ze Tessa inzetten en hoe het past in het proces; namelijk om zorg (op afstand) te bieden.

3. Train zorgverleners (online) zodat ze met vertrouwen een hulpmiddel inzetten bij hun cliënten

Zou jij iets inzetten bij de cliënt waar jij zorg biedt wat je zelf niet kent, snapt of vertrouwt? Aan de start van het project was er veel communicatie over Tessa, maar dit leidde maar tot weinig inzetten. Er ontstond zelfs twijfel of er wel cliënten waren die paste bij Tessa en er waren vragen of zorgverleners niet teveel weerstand hadden tegen een robot. Dit bleek beide niet waar. We hebben samen een speciaal webinar ontworpen wat helemaal aansloot op de zorgverleners en hun vragen en op basis van eigen ervaringen. Er was grote belangstelling en na het webinar de Tessa's werden gelijk ingezet. Het bleek dat er wel interesse was, maar zonder een hulpmiddel goed te snappen waren zorgverleners (begrijpelijk) terughoudend.

4. Ontzorg zorgverleners met een pragmatische "Cool Blue ervaring" en Plug & Play

Doordat niemand bij cliënten mocht komen door Corona werden we gedwongen om Tessa Plug & Play te maken. Dit bleek een schot in de roos. Op deze manier werd de zorgverlener logistiek en technisch ontzorgt maar kon deze Tessa als dirigent inzetten op zorgvragen. Het proces was duidelijk uitgetekend met werkvormen op basis van design thinking maar werd pragmatisch georganiseerd en wordt pas echt geborgd in de duurzame opschaling. Zo kregen zorgverleners toch een 'cool blue ervaring'.

5. Meet om (duurzame) energie te geven

Innovatie moet waarde brengen. Dit meten is spannend, want het kan zijn dat je lievelings project of product niet blijkt te werken. Maar door het goed te meten maak je ook de waarde tastbaar en duurzaam. We hebben in het project op cliëntniveau op zorgvraag niveau de impact gemeten. Dit maakte de impact tastbaar, maar hielp ook om gelijk bij te sturen wanneer de inzet niet bijdroeg aan de doelstellingen. De cliënt-verhalen ondersteund met cijfers maakte de impact direct tastbaar en bracht veel motivatie bij de zorgteams en het projectteam.

6. eHealth coaches om bij te sturen en te ondersteunen

Je leert het beste met een coach. Dit geldt voor basketball, piano spelen maar ook voor het inzetten van eHealth. eHealth coaches hebben alle zorgverleners gebeld om de metingen op te halen maar met name om de zorgverleners te begeleiden en te coachen. Dit hielp om vroegtijdig bij te sturen wanneer nodig, of om te stoppen wanneer het niet werkte. Hierdoor kreeg het project ook direct feedback wanneer iets slecht of goed ging. De coaches werkte dus voor de zorgverleners maar ook voor het project team.

Implementatie in de zorg is niet simpel en alleen deze lessen zijn niet voldoende voor succes, maar door te blijven leren vergroten we de kans om de zorg samen beter te maken.

Vragen of reacties? Neem contact op, we gaan graag in gesprek.